Ser eficientes a la hora de manejar el correo-e

Si utilizas el correo-e para trabajar (o para cualquier otra cosa) alguna vez (solo alguna, eh) habrás mantenido una conversación que implica un flujo de preguntas y respuestas. Envías un mensaje con preguntas esperando una contestación con respuestas. O al revés. Y esta respuesta a su vez puede generar más preguntas, que esperan más respuestas.

Es muy fácil reducir drasticamente el número de mensajes en una conversación siguiendo algunas sencillas reglas. Síguelas y haz del mundo un sitio mejor, además de ahorrar tiempo (tuyo y de tus adversarios postales).

  • Regla nº 1: Ofrece una lista de la posibles respuestas a la pregunta que planteas: Casi siempre que escribes una pregunta en un correo-e tienes una noción de posibles respuestas. No hagas una pregunta abierta, haz una pregunta cerrada planteando las posibles opciones para que tu adversario solo tenga que señalar una de las respuestas en vez de tener que elaborar una contestación que con mucha probabilidad ya conoces. Si no estás seguro de conocer las posibles opciones, lista las que conoces y termina ofreciendo una respuesta abierta.

    De esta forma tu tardarás un poquito más en escribir tu correo-e, pero harás que el destinatario pueda contestar mucho más rápido, por lo que al final ganas tiempo. Además, en el momento en el que tu te plantees posibles respuestas, ocurrirán varios fenómenos:

    – Te darás cuenta de que ya conoces la respuesta. No te hace falta enviar el correo-e. Bien!
    – Te darás cuenta de que al destinatario le faltan datos para contestar a la pregunta (los mismos que a ti…). Por lo que antes de escribir, localiza esos datos. Puede que una vez que tengas esos datos ya no te haga falta escribir el correo-e.

  • Ya no hay más reglas. Si aplicas recursivamente la regla número 1, reducirás en varias fracciones el número de correos al que sometes a tus semejantes. Ellos te lo agradecerán.

Ah, y esto no sirve solo para escribir mensajes de correo electrónico, si no para todo en general.